Planificació vs improvisació

Quan un s’apropa al món de l’empresa, les paraules programació i planificació, les troba gairebé cada hora de cada dia, al damunt de la taula de treball, penjades als taulers d’anuncis i a la capçalera del llit quan se’n va a dormir. El programa de producció, la planificació estratègica, el programa de vendes mensual, el programa de necessitats de materials, la planificació de les expedicions, el pla de màrqueting, … i si voleu podem continuar. L’atzar sembla un enemic acèrrim del món empresarial. Convé que tot estigui programat. Res es pot deixar a la improvisació. Cal planificació.

El que acabo de dir penso que és ben cert. Però, en aquesta vida, no es pot ser fonamentalista de res. Tampoc dels paradigmes empresarials que no són pas absoluts. És evident que hi ha coses que sense una estricta programació no poden funcionar. Per exemple, la producció n’és una d’elles. La fàbrica necessita un planificació absoluta de les necessitats de materials, ordres de producció, etc… En general, per tal d’aconseguir bons resultats de les accions que emprenem a l’empresa, la planificació és un element de cabdal importància. No seré pas jo qui ho negui. Trairia la meva fama, immerescuda i segurament incerta, de persona metòdica, organitzada, planificadora, i tots aquests defectes. Sí, no hi ha cap mena de dubte, que una de les funcions primordials de l’alta direcció és la de planificar, especialment a mitjà i llarg termini. La direcció intermèdia, en canvi, es centra més en la planificació a curt termini.  Però, en les coses, sempre hi ha un però… o més d’un.

Planificar requereix temps, distància i reflexió. Tres elements que en el món de l’empresa van escassos, molt escassos. És difícil trobar un directiu empresarial que trobi temps per reflexionar amb calma, amb la distància deguda respecte les coses del dia a dia, per tal de crear aquelles planificacions que són pròpies del seu càrrec i absolutament necessàries pel bon funcionament de l’empresa. I doncs, com quedem? Com és possible això? És que l’empresa està tan mal planificada que no té temps per planificar? En part sí. Una bona planificació inicial que fes possible una adequada organització faria més fàcil la tasca de programar, de planificar i… de passada, la resta de feines i funcions dels recursos humans de l’empresa. Però també haig de dir que en part no. Vull dir, que no només és això. I doncs?

Penso que hi ha dos elements que dificulten la feixuga tasca de planificació. Un d’ells és l’entorn. L’empresa és un sistema obert que rep les influències del seu entorn, de la mateixa manera que ella influeix, positivament i negativa, en aquest entorn. El mercat, els clients, els proveïdors, els alts i baixos de la demanda, l’evolució de l’economia, els ensurts que de tant en tant provoca la política i els governs del països, les crisis, … Tot plegat, provoca un dia a dia salvatge i frenètic que es menja el temps, la reflexió i la distància i converteix més d’un directiu en bomber major que va de foc en foc, per evitar que alguna cosa o algú acabi ben socarrimat. El segon element, segons el meu parer, és la necessitat de coordinació. No n’hi ha prou en tenir cada subsistema de l’empresa ben planificat. Cal una estricta i absoluta coordinació entre ells. Els subsistemes que conformen l’organització empresarial estan absolutament interconnectats, són interdependents entre ells i per això necessiten sempre sobredosis de coordinació si no volem que la millor planificació acabi al fons d’un profund calaix, amb l’etiqueta d’inútil.

Què vol dir tot això? Doncs que la planificació i la programació, necessiten aliats per tal de no caure en la impotència. Qui són aquests aliats? Ni més ni menys que la capacitat d’improvisació, la flexibilitat. Aquell aire fresc i un xic descontrolat que obra la porta d’entrada a la innovació, la creativitat, la guspira que troba solucions immediates on no n’hi ha. El seny de la tècnica planificadora, però també la rauxa de la poesia. Tot és necessari a l’empresa. Perquè, vulguem o no, haurem d’improvisar, haurem de resoldre un imprevist de forma immediata. Arribarà un moment que semblarà que tota la planificació se’n va en orris, es desmunta i ja no serveix per res. Au va! No siguem tremendistes. Ni es pot ser integrista de la planificació, ni tampoc de la improvisació i la disbauxa. Tots és necessari. Ambdós aspectes han de conviure en estreta harmonia, pel bé de l’empresa i de rebot, de tothom qui hi treballa. No es pot anar amb una visió tancada de voler seguir al peu de la lletra uns programes com si fossin les sagrades escriptures perquè toparem contra una paret abans no ens pensem. Però tampoc podem anar improvisant alegrement, com papallona que vola de flor en flor, ja que caurem daltabaix del primer barranc que se’ns posi per davant.

La planificació marcarà sempre el camí, l’objectiu el rumb. Imprescindible si volem saber cap on anem. La improvisació serà necessària per resoldre els sotracs que se’ns presenten pel camí i evitar que el carro de l’empresa vagi pel pedregar.

By Francesc Brunés – @empresamq